Serwis eczaspracy.pl

Raportuj czas - rozliczaj projekty

Efektywne wykorzystanie czasu pracy ma coraz większe znacznie w optymalizacji kosztów osobowych, szybkości realizacji projektów, a tym samym może stanowić o konkurencyjności firmy. Jednak większość zaawansowanych rozwiązań wspomagających zarządzanie czasem pracy jest postrzegana jako skomplikowana i wymagająca dodatkowego czasu na ich obsługę.  Dlatego wciąż stosuje się bardzo tradycyjne sposoby rejestracji czasu pracy (np.: „na kartce”, w Excelu), które dają dużą łatwość we wprowadzaniu danych, ale niesamowicie komplikują późniejsze przetwarzanie tych danych.

Uznaliśmy jednak, że wiedza, jakiego nakładu czasu pracy wymagają poszczególne projekty, kto w nich pracuje itp. jest na tyle ważna, że warto stworzyć aplikację, która nie będzie uciążliwa w codziennym użytkowaniu przez pracowników, a jednocześnie:

• zapewni lepsze zarządzanie czasem pracy zespołów projektowych
• pozwoli na bieżące monitorowanie nakładów pracy w projektach (postępu projektu)
• umożliwi szacowanie kosztów pracy na potrzeby ofert
• ułatwi analizę efektywności kosztowej poszczególnych projektów
• poprawi samodyscyplinę wśród pracowników

Aplikacja nie ma na celu inwigilacji pracowników, a jedynie umożliwić rzetelne rozliczanie projektów/kosztów w firmie, przez co jest pozytywnie odbierana przez pracowników. Samo systematyczne wypełnianie  elektronicznych kart czasu pracy przez pracowników sprzyja samokontroli i poprawia wydajność pracy zespołów projektowych.

Jak działa nasz rejestrator czasu pracy

• wpisujemy do aplikacji wszystkie projekty i podprojekty, które są prowadzone w firmie; projektem są także prace administracyjne, organizacyjne, a nawet urlopy
• każdy pracownik firmy wpisuje ile czasu poświęcił na każdy projekt każdego dnia; może wpisać czas z klawiatury lub łatwo wybrać opcję z listy
• jeśli została zdefiniowana duża liczba projektów to każdy może wybrać tylko te, w których uczestniczy – oznaczyć je gwiazdką jako ulubione, a lista zostanie dostosowana do jego potrzeb

 

• każdy z pracowników może sprawdzić ile czasu spędził przy poszczególnych projektach i jaką część całości jego czasu to stanowi – zarządzanie własnym czasem staje się dużo prostsze i bardziej świadome

• liderzy i managerowie projektów dodatkowo mogą monitorować zaangażowanie poszczególnych osób w swoje projekty na przestrzeni wybranego okresu czasu – mają podgląd tylko czasu przepracowanego w ich projektach
• szefowie działów mają możliwość podglądu pełnych raportów czasu pracy pracowników swoich działów
• dane mogą być eksportowane do zewnętrznych aplikacji, można też generować raporty podsumowujące w Excelu
• pracownicy mogą łatwo zweryfikować ilość dni urlopu wypoczynkowego jaka im pozostała

Dla kogo

Należałoby odpowiedzieć „dla każdego”, ponieważ praca w projektach / w grupach projektowych stała się standardem w każdej dziedzinie na każdym szczeblu, dlatego tylko kilka przykładów:

• osoby realizujące projekty ze środków unijnych
• doradcy, konsultanci, analitycy, eksperci
• projektanci, architekci pracujący dla kilku zleceniodawców
• prawnicy
• wykładowcy, lektorzy
• firmy działające w układzie projektowym