Zawładnij Exchange'em - czyli zarządzanie skrzynkami współdzielonymi

Aplikacja do zarządzania listami dystrybucyjnymi oraz skrzynkami współdzielonymi (shared mailbox) w Microsoft Exchange, zwana również DSM - Exchange Distribution list and Shared mailbox Manager to kolejne rozwiązanie w ofercie naszej firmy. Aplikacja skierowana jest głównie do dużych organizacji, które lokalnie korzystają z Exchange Server w wersji 2010 lub 2013.

Exchange Server jest zintegrowany z usługami Active Directory, jak żaden inny server – jest to oczywiście jego olbrzymią zaletą, jednak pociąga to za sobą również konsekwencje. Gdy administrator zakłada skrzynkę pocztową, to jej atrybuty pochodzące z Exchange dodawane są do konta w Active Directory. Sama skrzynka pocztowa z wiadomościami, kalendarzem i zadaniami zapisywana jest w bazie. Jedna skrzynka jest zawsze skojarzona z jednym kontem AD i jedno konto jest właścicielem skrzynki – dlatego skrzynka pocztowa nie może istnieć bez konta użytkownika w domenie.

Microsoft w Exchange Server 2007 dodał funkcjonalność skrzynek współdzielonych, jest ona jednak mało znana, gdyż skrzynki współdzielonej nie można założyć z konsoli, tylko z Exchange Shella. Dlatego jeśli niezbędne jest założenie np. skrzynki info@ współdzielonej przez kilku pracowników organizacji, należy wówczas utworzyć skrzynkę o nazwie ‘info’ i przypisać jej uprawniania Full Access dla wszystkich użytkowników, którzy powinni mieć do niej dostęp. W konsekwencji w Active Directory jest zakładany użytkownik ‘info’ (użytkownik jest normalnym kontem, na które można się zalogować – z punktu widzenia bezpieczeństwa wskazane jest by wyłączyć tę możliwość). Natomiast każdy pracownik z uprawnieniami do nowo utworzonej skrzynki współdzielonej ma do niej dostęp obok swojej własnej skrzynki pocztowej.

Łatwiejsze zarządzanie skrzynkami współdzielonymi w Exchange jest możliwe

W celu ułatwienia Zarzadzania listami i skrzynkami współdzielonymi Microsoft Exchange oferujemy aplikację DSM (Exchange Distribution list and Shared mailbox Manager). Aplikacja składa się z trzech podstawowych komponentów:

• Aplikacja www do zarządzania skrzynkami funkcyjnymi oraz listami dystrybucyjnymi
• Wszystkie operacje, które wykonywane są poprzez interfejs www powodują:
  • Zmianę bezpośrednio w bazie danych (np. dodanie nowej skrzynki współdzielonej w bazie, uaktualnienie statusu itd.)
  • Skolejkowanie komendy na Exchange/AD (która wykona się w postaci skryptu PS poprzez serwis do wykonywania zadań)
• Baza danych – aplikacyjna baza danych na serwerze MS SQL. Aplikacja www pobiera z niej informacje do wyświetlenia oraz zapisuje do niej dane
• Windows Service – menadżer zadań wykonujący zadania cykliczne

Oprogramowanie do zarządzania listami dystrybucyjnymi oraz skrzynkami współdzielonymi działa w oparciu o role użytkowników, co oznacza, że zakres udostępnianych w nim funkcji zależy od poziomu uprawnień logującej się osoby. Użytkownik uzyskuje dostęp poprzez przeglądarkę www - po zalogowaniu się może między innymi

• Przeglądać i wyszukiwać listy dystrybucyjne oraz skrzynki współdzielone
• Modyfikować listy dystrybucyjne oraz skrzynki współdzielone, których jest właścicielem
• Dodawać nowe oraz usuwać istniejące listy dystrybucyjne oraz skrzynki współdzielone
• Uzyskać podgląd do otwartych zgłoszeń oraz czekających na zatwierdzenie przez administratora