Jak zarządzać migracją pracowników w IT

W pokoleniu naszych rodziców zdarzały się osoby, które przepracowały całe życie w jednej firmie - przychodził po studiach i pracowałby do emerytury. Obecnie pracę zmienia się znaczenie częściej przechodząc pomiędzy działami w firmie lub zmieniając firmę. Jednak im większa jest firma, tym większe bywają rotacje pracowników, a zatem niezwykle ważna staje się sprawna obsługa tego procesu.

 

Jest to jeden z ważniejszych czynników mówiących wiele o sprawności procedur oraz komunikacji w firmie. Im więcej czasu nowy pracownik będzie musiał czekać na możliwość zalogowania się do systemów informatycznych, na dostęp do potrzebnych dokumentów, tym mniej swojego czasu będzie przeznaczał na właściwą pracę i tym mniej korzyści przyniesie w firmie.

W dużych firmach, gdzie dział IT funkcjonuje należycie samo ustawienie odpowiednich opcji w systemie HR powinno spowodować dodanie nowego pracownika do odpowiednich grup i ról.

 

Podobnie wygląda to w przypadku startu nowego projektu wewnątrz istniejących struktur.  Jak dużo czasu pracownicy rozpoczynający nowy projekt muszą poświęcić na wyjaśnianiu i ustaleniu z IT, że będą potrzebować udziału sieciowego z możliwością składowania tam 50 GB danych?

Jeśli prowadzenie projektu wymagać będzie utworzenia nowego konta pocztowego lub choć aliasu mailowego np. support@nowyprojekt.świetnafirma.pl, to zajmie to menadżerowi projektu 5 minut, czy też będzie musiał wymieniać maile z IT i adres uzyska po tygodniu?

 

Jak długo zajmie pracownikom IT odebranie dostępu do wszelkich zasobów pracownikowi który zakończył pracę w firmie/dziale? Oczywiście można zablokować konto użytkownika w domenie, ale czy na pewno użytkownik nie miał dostępu do innych kont, skrzynek pocztowych?

Jeżeli były administrator zostanie skierowany do działu helpdesk – czy aby na pewno już następnego dnia przestanie mieć odpowiednie uprawnienia administracyjne do wszystkich systemów?

 

W każdej organizacji istnieje wiele adresów mailowych udostępnionych dla klientów np. typu dział handlowy, biuro informacyjne, pomoc techniczna. Niezależnie od rotacji pracowników, urlopów i zwolnień każdy z tych adresów musi być cały czas obsługiwany. Taka skrzynka współdzielona, której nikt nie obsługuje w najlepszym przypadku może się skończyć utraconą szansą biznesową. W najgorszym nie dotrzymaniem SLA umowy z klientem i zapłaceniem kary.

 

Kolejnym aspektem jest wykrywanie w firmie zasobów, z których już nikt nie korzysta. Utrzymanie dowolnych zasobów, nawet udziałów na serwerach plików jest kosztem, gdyż zasoby nieużywane można zwolnić i przeznaczyć na inne cele. Tym ważniejsze jest to w przypadku wykorzystania chmury, gdzie za każde zasoby trzeba uiścić stosowną opłatę. Czy Twoje IT jest wstanie zrobić raport, jaki procent zasobów w udziałach sieciowych stanowią zasoby, z których od lat już nikt nie korzysta?

dcs.pl przygotował stosowne narzędzie usprawniające zarządzanie udziałami sieciowymi w Microsoft Windows.

 

Analogicznie jest w przypadku kosztów licencji, gdzie za każdego pracownika mającego dostęp do usługi należy zapłacić. Po jakim czasie firma dowie się, że usługa, którą wykupuje nie jest już wykorzystywana przez pracowników? - Im większe opóźnienie po stronie managementu/ IT – tym większe straty ponosi firma.